Aufbau, Gestaltung und Einsatz von Geschäftsbriefen

Im Gegensatz zu den persönlichen Inhalten eines Privatbriefs enthält ein Geschäftsbrief ausschließlich geschäftliche Belange. Bei einem Geschäftsbrief handelt es sich um ein Kommunikationsinstrument zwischen zwei Institutionen (Unternehmen, Behörden…) bzw. zwischen einer Institution und einer Privatperson. Für Geschäftsbriefe gelten bestimmte inhaltliche und formale Vorgaben, die das Deutsche Institut für Normung (DIN) in der DIN 5008 regelt. Wir erklären Ihnen hiermit diese Vorgaben.

Anschrift des Empfängers

Im Anschriftfeld des Briefvordrucks muss die Adresse normgerecht geschrieben werden, weil sie sonst mit den Postbearbeitungsmaschinen nicht gelesen werden kann. Sie müssen beachten, dass Sie den Namen des Empfängers und die Straßennamen richtig schreiben.

Informationsblock

Der Informationsblock befindet sich auf der rechten oberen Seite des Briefes. Dort finden sich die Informationen bzw. Kontaktdaten zum Ansprechpartner, Vorgang sowie das Datum. Die Angaben zum Informationsblock Ihrer Briefvorlage sind den Unterlagen zu dem Geschäftsvorgang oder den Computerdaten zu entnehmen.

Betreff

Der Betreff gibt den Inhalt des Briefes in Form einer kurzen Überschrift wieder.

Anrede

Die Anrede sollte möglichst den Namen des Empfängers enthalten, also „Sehr geehrte Frau . . .“,/ „Sehr geehrter Herr . . .“.

Hauptteil

Der Hauptteil enthält den Kern der Mitteilung. Am besten, Sie formulieren freundlich und in einer für den Empfänger verständlichen Sprache. Vermeiden Sie umständliche und/oder Doppeldeutige Redewendungen bzw. Begriffe. Fragen Sie sich beim Verfassen des Briefs immer: Was will der Gesprächspartner? Wo liegen seine Interessen?
Briefschluss Der Briefschluss sollte keine überflüssigen Floskeln enthalten. Eine positive Anmerkung zum Abschluss macht Sinn. Mit einer freundlichen Bitte oder Aufforderung hinterlassen Sie einen positiven Eindruck.

Grußformel

Die Grußformel entspricht bestimmten Gepflogenheiten, z. B. „Freundliche Grüße“ o. Ä. Oft gibt es auch Regelungen der Corporate Identity eines Unternehmens, die diese Formulierungen festlegen. Die Bezeichnung des Unternehmens bzw. der Behörde sowie Angabe der Unterzeichnenden oder der Behörde folgt nach einer Leerzeile. Nach einem Leerzeilenabstand, der den Raum für die Unterschrift anzeigt, folgt – nach innerbetrieblichen Regelungen – noch einmal eine Wiederholung der Namen der Unterzeichner.

Anlagen und Verteilvermerk

Wenn dem Brief Anlagen beigefügt werden, folgt der Anlagenvermerk. Ein eventueller Verteilvermerk gibt die Stellen an, die Kopien des Schreibens erhalten.

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